Explication de l’étude notariale

Chaque année, des millions de personnes se réfèrent aux notaires pour plusieurs affaires. Ces professionnels interviennent dans le domaine de l’immobilier, du commerce et des successions. D’une manière ou d’une autre, plusieurs personnes ont déjà eu affaire à une étude notariale sans s’en rendre compte ! C’est le terme utilisé qui porte à confusion.

Qu’est-ce qu’une étude notariale ?

Un notaire est une personne physique désignée par le ministre de la Justice. On élue ce dernier principalement pour des missions publiques. Il s’agit par exemple d’authentifier des actes en apposant sa signature. Le notaire est aussi considéré comme travaillant dans une structure libérale. Il assure certes des services publics, mais exerce d’autres tâches plus libérales. Pour exercer, le notaire ouvre une étude notariale, qu’on appelle plus couramment « office notarial ». Très simplement, on dira que c’est l’endroit où le notaire exerce sa fonction. Un notaire travaille généralement avec plusieurs personnes, ce qui implique qu’il y a plusieurs professionnels au sein d’une étude notariale. La collaboration entre différents acteurs permet de rendre un service de meilleure qualité.

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Quels sont les collaborateurs au sein d’une étude notariale ?

On retrouve plusieurs corps de métier dans un office notarial.

Le notaire

Dans un office notarial, il n’y a pas toujours qu’un seul notaire. On peut compter jusqu’à quatre notaires ayant des rôles bien définis. Vous verrez le notaire en titre (encore appelé notaire classique), le notaire assistant et le notaire stagiaire. Le notaire en titre est hiérarchiquement au-dessus de tout le personnel.

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Le formaliste

Le rôle du formaliste commence après l’authentification des actes. Il s’atèle principalement à rendre certains actes opposables aux tiers. Ainsi, ce dernier se charge des enregistrements auprès de diverses structures et de la publicité par les canaux prédéterminés par le gouvernement.

Le clerc rédacteur

Le clerc rédacteur est parfois aussi un notaire. À la différence du notaire principal, ce dernier n’a pas encore été nommé par le ministre de la Justice. Dans un office notarial, il est le bras droit du notaire. Il écrit les actes notariés et se charge parfois des clients. Ces actions sont contrôlées par le notaire.

Le comptable taxateur

C’est un comptable un peu comme ceux que vous connaissez. Mais, ce dernier se charge plus de déterminer et de reverser à l’État la part qui lui revient après les prestations. Pour chaque acte accompli chez le notaire, un pourcentage est toujours réservé pour l’État. Le notaire à l’obligation de s’en acquitter conformément aux réglementations.

Les autres prestataires

Un office notarial compte des standardistes. Ils jouent un rôle important dans l’accueil des clients. Un réceptionniste peut fournir plus d’informations sur les services et programmez des rendez-vous entre les deux parties (le client et l’étude notariale). Pour occuper ces postes, une formation dans le domaine juridique est souvent exigée. Au sein d’une étude notariale, vous trouverez également des responsables en Ressources humaines. Ces dernières années, des postes sont réservés pour les professionnels en informatiques.

Comment fonctionne une étude notariale ?

Une étude notariale est dirigée par une association de notaires ou un notaire individuel. Ce sont les chefs de l’entreprise ou de l’office notarial. Ces derniers sont assistés par d’autres notaires qui sont considérés comme des salariés. Les salariés jouent souvent le rôle de chef d’équipe ou de chef de service, mais peuvent avoir de plus importantes responsabilités. Quant au comptable, il se charge de déterminer les taxes de vente temporaire avant la signature des certificats. Une sorte de devis est réalisé. Le document est transmis à différentes personnes exerçant au sein de l’office et au client. Notez que toutes les prestations fracturées pour le calcul prédictif sont considérées.

Lorsque le devis est validé par les deux parties, le travail commence. Le formaliste se charge de certaines vérifications et certains enregistrements. Les secrétaires ainsi que d’autres collaborateurs prennent une part active à l’aboutissement des dossiers. Dans certaines structures d’étude notariale, on retrouve des services de négociations. Ils sont chargés de négocier la vente des biens et de faire les visites.

Quel est le lien entre l’étude notariale et la Chambre des notaires ?

La Chambre des notaires est une instance de grandes décisions des notaires. C’est là que l’on accueille les nouveaux notaires ou que l’on sanctionne les notaires qui ont commis des actes illégaux dans l’exercice de leurs fonctions. Cette Chambre se charge également de la résolution des conflits entre notaires, ou entre notaire et client. Les grandes décisions pour l’amélioration des pratiques notariales sont prises à ce niveau. C’est en quelque sorte le centre de supervision des offices notariaux.